如何建立有效的WBS结构

在项目管理过程中，项目规划和控制是非常重要的一个环节，良好的项目规划能
同时对项目进度、质量和投资起到很好的控制作用，失败的项目规划则有可能带
来混乱、失控甚至项目的最终失败。
在项目规划的过程中，人们往往会求助于WBS方法进行项目工作内容的分解。在
此基础之上再进行资源的分配、进度计划并估计项目的成本。WBS随着项目规模
的差异所起的作用不尽相同。小的项目只需要很简单的WBS结构，结构的划分基
本上是一目了然的，得到的结果容易得到认可。项目规模越大，WBS也越重要，
从另外一个角度来讲也越难做好。对大型项目而言，确定项目的WBS结构往往不
可一蹴而就，需要经过多次反馈、修正，最后才能得到一个项目各方都能接受的
WBS结构。
划分项目的WBS结构有许多方法，如按照专业划分、按照子系统、子工程划分、
按照项目不同的阶段划分等，以上每一种方法度有其优缺点。一般情况下，确定
项目的WBS结构需要组合以上几种方法进行，在WBS的不同层次使用不同的方法。

那么，确定项目的WBS结构需要遵循何种方法和原则呢？
在回答这个问题之前，首先需要反问一下为什么需要WBS结构，也就是说，WBS在
项目过程中究竟起到何种作用？ 这个问题涉及到项目规划和管理的几个层次。
良好的项目管理必须具备以下因素：对项目的认知、为项目提供良好的协同环境
和有效的控制。这几个因素环环相扣，前者是后者的必要条件。一个良好的WBS
结构在项目管理中所起的作用也可以这三个层次来理解。
站在认知的层次，WBS所起的作用是一目了然的。对项目的认知是协同和控制的
基础，如果项目各方对项目本身如果没有一个清晰的无歧义认知的话，项目的成
功几乎是不可想象的。WBS的层次结构为我们认识、把握复杂项目的逻辑关系提
供了良好的工具。
在共同认知的基础上，项目的成功还有赖于良好的协同环境。一个复杂的项目往
往有许多参与者，例如高速公路基建项目，参与者会包括：政府部门、业主、设
计咨询机构、施工单位、设备采购供应商、施工监理单位等。项目的顺利进展有
赖于这些不同角色的协同工作。由于这些参与者在项目过程中从事不同的工作，
需要不同的信息。比如，复杂的项目会遵循先自上而下后自下而上的计划制定过
程。两种计划的粒度和范围都是不一样的，但二者需要有机地结合起来形成统一
的计划，WBS结构为这些信息提供了一个结构框架。另外和邮政系统中的邮政编
码类似，WBS结构还可以成为进度、资源等信息的标签，使不同层次的信息就可
以在预先规定的线路中漫游。
认知和协同环境并不必然意味着项目的自动成功。项目管理者还必须对项目的进
度、范围和资源进行有效的控制。为了进行有效的控制，必须对项目中的工作任
务进行范围界定。清楚的范围界定能有效防止出现纠纷时合同双方牵扯不清，同
时还有助于业主对承包单位进行数量最少但最有效的控制。而WBS结构实际上有
助于界定范围，当然，这实际上也是对WBS结构的要求。
回答了WBS作用的问题，现在可以对不同的WBS划分方法进行分析。
首先是按照专业划分项目，应当说这是一种最自然的划分方法，优点是容易让人
接受，缺点是不易协调。比如，在进行地铁建设时，假定在WBS的顶层按照专业
将建设分为土建和安装，并按照这种划分确定一个土建分项目经理和一个安装分
项目经理。按照这种划分方法在画项目的网络图时就会出现一系列的土建作业和
一系列的安装作业。因为某一个车站即包括土建工程又包括安装工程，这样在两
组作业组之间就会出现非常复杂的关系，分项目经理之间也很难协调工作。
按照系统划分方法容易界定项目范围，但有时候显得不那么直观。系统是人们在
长期实践中确定的一种分类方法，其特点是系统与系统之间的联系往往是比较简
单的，这种联系通常被称为系统界面或接口。正由于系统之间的界面比较清楚，
所以按照系统对项目进行划分更容易界定子项目或子工程的范围，在项目实施过
程中更容易控制结果。
按照项目的不同阶段划分WBS结构有利于项目管理者控制中间结果。对那些不确
定性比较大的项目来说，项目最后的结果往往是未知的，控制项目的唯一方法就
是控制中间结果的进度和质量，当然阶段的划分应该是可测量的。按照阶段划分
项目有助于管理者在不同阶段控制中间成果同时不至于使项目管理者陷入到项目
细节中去。

不同的项目，其范围、性质可能都不一样，项目管理的目标和重点不尽相同，项
目的WBS结构也并不一样。但无论对何种项目进行WBS划分，都必须兼顾WBS的三
种不同层次的作用。划分项目的WBS结构还必须遵循一定的方法论。具体说来，
划分项目的WBS结构必须遵循以下步骤：

确定项目特性并确定WBS层次，比如项目的不确定有多大？项目的规模又是多
大？

确定项目管理的重点，为项目管理目标划分优先级别，比如，项目质量是放在第
一位的，还是项目进度居于首位？
针对项目管理目标的优先级别确定每级WBS划分方法。

确定WBS结构。

通过将细分化了的所有项目要素统一编码，使其代码化，WBS还可以充当一个共同的信息交换语言，为项目的所有信息建立一个共同的定义。这样，将所有的要素在一个共同的基础上相关联，在此基础上建立信息系统之间的所有信息沟通。应用WBS作为信息的共同基础的最大优点是，为监控及预测费用、进度、实施不同的项目信息，WBS的应用给所有的项目管理人员提供了一个均可以与之作对比的一致基准，并且在大型项目中，由于参加者众多及人员可能发生的变化，使所用的全部名词对所有的参加者都具有相同意义是很重要的，而WBS通过代码和代码字典的编制可使这一点得到保证。

1．WBS－－信息沟通的共同基础

　　在现代大型复杂项目中，一般要涉及大量的资源，涉及许多公司、供货商、承包人等等，有时还会有政府部门的高技术设施或资金投入，因而要求的综合信息和信息沟通的数量往往相当大。这些大项目涉及巨资并历时若干年，因此项目开始进行时设想的项目环境随着项目的进展有时会发生很大的变化，即我们已多次提到的项目早期阶段的不确定性。这就要求所有的有关集团要有一个共同的信息基础，一种各有关集团或用户从项目一开始到最后完成都能用来沟通信息的工具。这些集团包括：业主、供货商、承包人、项目管理人员、设计人员以及政府有关部门等等。而一个涉及恰当的WBS将能够使这些集团或用户有一个较精确的信息沟通联接器，成为一种相互交流的共同基础，因为WBS具有编码结构及代码字典，利用WBS作为基础来编制预算、进度和描述项目的其他方面能够使所有与项目有关的人员或集团都明了为完成项目所需作的工作以及项目的进程。

2． WBS－－系统综合与控制的手段

　　我们已经知道，典型的项目控制系统包括进度、费用、会计等不同的子系统。这些子系统在某种程度上都是相互独立的，但是各个系统之间的系统信息转移是不可缺少的，必须将这些子系统很好地综合起来，才能真正达到项目管理的目的。WBS的应用可以提供一个这样的手段。

　　在WBS的应用中，各个子系统都利用它收集数据，这些系统都是在与WBS有直接联系的代码字典和编码结构的共同基础上来接受信息的。由于WBS代码的应用使所有进入到系统的信息都是通过一个统一的定义方法作出来的，这样就能确保所有收集到的数据能与同一基准相比较，并使项目工程师、会计师以及其他项目管理人员都参照有同样意义的同种信息，这对于项目控制的意义是显而易见的。例如许多项目中的典型问题之一是会计系统和进度控制系统不是采用完全相同的分类或编码，但在一个有组织的共同基础之上对成本和进度作出统一、恰当的解释、分析和预测对于项目的有效管理是非常重要的。此外，各个子系统之间在WBS基础上的共同联系越多，对项目控制就越有益，因为这样可以减少或消除分析中的系统差异。

3． WBS的设计

　　WBS的基本要素有三个：结构、代码和报告。

（1） WBS的结构

　　WBS结构的总体设计对于一个有效的工作系统来说是个关键。结构应以等级状或树状来构成，使底层代表详细的信息，而且其范围很大，逐层向上。即WBS结构底层是管理项目所需的最低层次的信息，在这一层次上，能够满足用户对交流或监控的需要，这是项目经理、工程和建设人员管理项目所要求的最低水平；结构上的第二个层次将比第一层次要窄，而且提供信息于另一层次的用户，以后依此类推。 结构设计的原则是必须有效和分等级，但不必在结构内建太多的层次，因为层次太多了不易有效管理。对一个大项目来说，4到6个层次就足够了。在某些情况下，可以用两组，例如，每组5个层次，一组详细搜集直到一个合同层次或一个主要设施层次的数据，而另外一组作为与设施较大的组成部分或较大的合同结合在一起的上层部分或综合部分。这种双层次结构的WBS只要设计得当也可以工作得很好，而且不限制WBS的发展。

　　在设计结构的每一层中，必须考虑信息如何向上流入第二层次。原则是从一个层次到另一个层次的转移应当以自然状态发生。此外，还应考虑到使结构具有能够增加的灵活性，并从一开始就注意使结构被译成代码时对于用户来说是易于理解的。

（2）代码设计

　　代码设计对作为项目控制系统应用手段的WBS来说是个关键。不管用户是现场会计，现场其他职员或高级管理人员，代码对所有的人来说应当有共同的意义。在设计代码时，对收集的信息以及收集信息所用的方法必须仔细考虑，使信息能自然地通过WBS代码进入应用记录系统。

　　代码设计与结构设计是有对应关系的。结构的每一层次代表代码的某一位数，有一个分配给它的特定代码数字。在最高层次，项目不需要代码；在第二层次，要管理的关键用代码的第一位数来编。如果要管理的关键活动数目小于9，假设只用数字编码，则代码是一个典型的一位数代码，如果用字母加数字，此层可能有35个；下一个层次代表上述每一关键活动所包含的主要任务，这个层次将是一个典型的两位数代码，其灵活性范围为99以内，或者，如果再加上字母，则大于99；以下依此类推。如果结构有26个层次，需要的代码至少有20位，那就未免太长了，这也是结构层次不宜过多的原因之一。

　　在一个既定的层次上，应尽量使同一代码适用于类似的信息，这样可以便代码更容易理解。此外，设计代码时还应考虑到用户的方便，使代码以用户易于理解的方式出现。例如，在有的WBS设计中，用代码的第一个字母简单地给出其所代表的意义，例如用M代表人力，用E代表设备绰。

（3）报告设计

　　设计报告的基本要求是以项目活动为基础产生所需的实用管理信息，而不是为职能部门产生其所需的职能管理信息或组织的职能报告。即报告的目的是要反映项目到目前为止的进展情况，通过这个报告，管理部门将能够去判断和评价项目各个方面是否偏离目标，偏离多少。